Ziele:

- Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Unterstützung der Geschäftsleitung
- Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensphilosophie

fachliche Qualifikation:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/ Bank- oder Verwaltungslehre
- mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung einer stationären oder ambulanten
- Pflegeeinrichtung
- persönliche Grundfähigkeiten:
- körperliche und seelische Stabilität
- Ausgeglichenheit und Geduld
- positive Einstellung zur Arbeit mit pflegebedürftigen alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie
- flexible, eigenständige und kreative Arbeit
- Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten
- Fähigkeit Verantwortung wahrzunehmen
- Initiative und Einsatzbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen Fortbildung
- sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit

Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:

- Telefondienst
- Akten anlegen und führen
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Vorbereitung von Sitzungen
- Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen
- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
- Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleinere Recherchen durchführen
- Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten
- Vorbereitung von Besprechungen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge
- Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
- Klärung von möglichen Differenzen
- Erstellung von Rechnungen
- Bearbeitung von Reklamationen
- Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen
- Buchung der eingehenden Spenden. Erstellung der Spendenbescheinigungen und der Dankesbriefe an Spender

Lagerwirtschaft

- Kontrolle aller ein- und ausgehenden Materialien
- Kontrolle des Bestandes
- betriebliches Rechnungswesen
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz
- Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung
- Erfassung von Belegen
- Kontrolle der Konten
- Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen
- Vorbereitung aller Dokumente für die abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt
- Abrechnung der Leistungen mit Kostenträgern und Patienten / Bewohnern

Lohn und Gehaltsabrechnung / Personalverwaltung

- Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen
- Ermittlung des Bruttoentgelts
- Ermittlung der Lohnfortzahlung
- Ermittlung der Abzüge
- Ermittlung der zu überweisenden Beträge
- Überweisung der Gehälter
- Führung der Personalakten
- Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten
- Mithilfe bei der Personalverwaltung (z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung)
- Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung
- Bearbeitung von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen

Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen:

Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten:

- zur Geschäftsleitung
- zu der Pflegedienstleitung
- zu der Qualitätsbeauftragten
- zu den Altenpflegekräften
- zu den Haus- und Familienpflegern
- zu den Pflegehilfskräften
- zu den behandelnden Ärzten
- zu den Praktikanten
- zu den Angehörigen und sonstigen den Patienten nahe stehenden Personen
- zu den Seelsorgern

Klausel:

Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der Anlage zur Stellenbeschreibungen aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im Qualitätsmanagementhandbuch z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualitätsmanagementbuches.